Опубліковано: Баланс № 38 від 20.09.2022

Пандемія COVID-19 та пов’язаний із ним карантин, а тепер і повномасштабне вторгнення росії зумовлюють неабиякий ажіотаж навколо теми електронного документообігу (надалі – ЕДО) між сторонами господарського договору. Незважаючи на велику кількість аналітичних матеріалів, роз’яснень та індивідуальних податкових консультацій контролюючих органів, у господарюючих суб’єктів все ще залишається багато запитань у цій сфері. Відповімо на найрозповсюдженіші із них.

Чи обов’язково попередньо домовлятись про ЕДО?

У ЗМІ, на просторах інтернету, у соцмережах, консультаціях фахівців та ін. відповідь на це запитання здебільшого звучить із використанням слів «потрібно», «необхідно» та подібних їм. Нерідко відповідають і дещо м’якіше: «варто», «краще» чи аналогічно за змістом.

Але якщо все ж так трапилось, що електронний документ складено та підписано обома сторонами належним чином, але прямої домовленості саме про такий сценарій оформлення виконання зобов’язань у договорі не прописано. Чи можуть податківці лише на підставі відсутності у договорі згадки про ЕДО визнати такі документи недійсними?

Вважаємо, що ні, і ось чому.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів регулюють три Закони:

• від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851);
• від 03.09.2015 № 675-VIII «Про електронну комерцію» (далі – Закон № 675); та
• від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155).

Окрім того, про можливість складення первинних документів у електронній формі та вимоги до них говорить і Закон України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996).

Тож, по-перше, у ст. 14 Закону № 851 передбачено, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.

Отже, договір між контрагентами – це лише альтернатива законодавчій підставі оформлення електронних документів. А законодавчою підставою якраз і є наведені вище Закони. Відтак, якщо електронний документ складено та підписано обома сторонами відповідно до окресленої законодавчої бази, він вважатиметься легітимним.

По-друге, згідно зі ст. 5 Закону № 675 основними принципами у сфері електронної комерції є, зокрема:

• свобода провадження підприємницької діяльності з використанням інформаційно-комунікаційних систем;
• свобода вибору контрагента, електронних засобів, видів та форм діяльності;
• свобода вчинення електронних правочинів;
• однаковість юридичної сили електронних правочинів та правочинів, укладених в іншій формі, передбаченій законодавством.

Тому сторони можуть на свій розсуд обирати – оформлювати їм первинку в електронній формі чи ні, навіть без попереднього закріплення про це в договорі.

По-третє, ст. 8 Закону № 851 передбачає, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Так само і допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму. Тут варто нагадати, що під допустимістю доказів процесуальні кодекси України розуміють законність їх джерел, умов і способів одержання.

Подібна норма міститься і в ч. 3 ст. 5 Закону № 675 – правочин не може бути визнано недійсним у зв’язку з його вчиненням в електронній формі, якщо інше не передбачено законом.

Принагідно зауважимо, що загальні норми щодо вчинення правочинів цілковито і повністю застосовуються до використання електронного документа у цивільних відносинах, що прямо передбачено ч. 2 ст. 14 Закону № 851.

По-четверте, Закон № 996, прямо передбачаючи у ст. 9 можливість складення первинних документи у електронній формі, окрім їх обов’язкових реквізитів, вказує лише такі додаткові умови їх застосування у бухобліку:

• наявність накладеного електронного підпису чи печатки; та
• дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Про обов’язковість попереднього закріплення в договорі між суб’єктами господарської операції умови щодо складання/оформлення електронних первинних документів Закон № 996 не говорить ані слова.

Єдиний визначений вказаним Законом додатковий обов’язок, пов’язаний зі складанням первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку в електронній формі, полягає в тому, що у разі їх складання та зберігання з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (ч. 6 ст. 9 Закону № 996).

Але наведена норма говорить саме про копії електронного документу на папері. А його оригіналом згідно зі ст. 7 Закону № 851 вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155.

Верховний Суд у постанові від 13.12.2021 у справі № 380/10197/20 (ЄДРСР, реєстр. № 101855093) також дійшов до висновку, що «електронний документ при наявності всіх необхідних реквізитів, підтверджує здійснення операцій на підставі такого документу. При цьому при вирішенні податкових спорів суд ураховує презумпцію добросовісності платника податків, за якою передбачається економічна виправданість дій платника, що мають своїм наслідком отримання податкової вигоди та достовірність у бухгалтерській та податковій звітності платника».

По-п’яте, навіть ДФС у своєму листі від 04.01.2017 № 30/6/99-99-15-02-02-15 погоджувалась із тим, що електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді.

Дуже часто до когорти аргументів обов’язкового письмового узгодження між контрагентами умов щодо ЕДО, включають ч. 3 ст. 203 Цивільного кодексу України (надалі – ЦКУ), відповідно до якої використання при вчиненні правочинів . . . електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.

Отож, мовляв, оскільки обов’язковим елементом електронного документу є електронним підпис, то умова про можливість його застосування має бути закріплена сторонами попередньо у письмовому вигляді.

В заперечення цьому твердженню зазначимо, що відповідно до ч. 4 ст. 18 Закону № 2155 кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

При цьому електронний підпис чи печатка не можуть бути визнані недійсними та позбавлені можливості розглядатися як доказ у судових справах виключно на тій підставі, що вони мають електронний вигляд або не відповідають вимогам до кваліфікованого електронного підпису чи печатки (ч. 3 ст. 18 Закону № 2155).

Окрім того, у ч. 3 ст. 203 ЦКУ зазначається про можливість використання електронного підпису у випадках, встановлених законом. А про таку законодавчу можливість якраз і йшлося вище.

Тож вищенаведене нормативне обґрунтування дає підстави для висновку, що електронний документ, складений та підписаний сторонами відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг, матиме юридичну силу та буде правомірним навіть у випадку, якщо прямої умови про застосування ЕДО укладений між сторонами договір не містить.

Головне, щоб такий договір прямо не передбачав протилежне – що належним доказом здійснення господарської операції між сторонами є первинні документи, складені у паперовому вигляді. От за такого формулювання сторонам дійсно потрібно внести зміни до договору, якщо вони бажають підтвердити здійснення господарської операції електронними документами. Інакше їм буде важко протистояти податківцям у разі заперечення останніми дійсності електронних документів як доказів здійснення господарської операції.

Тут доречно буде зауважити, що паперова та письмова форма документів – це абсолютно різні поняття. Адже ЦКУ до письмової форми правочинів відносить, у тому числі й електронну (ч. 1 ст. 205, ч. 1 ст. 207, абз. 2 ч. 2 ст. 639 ЦКУ). Натомість паперова – це протилежність електронної форми.

Тому якщо із договору слідує, що первинні документи складаються сторонами у письмовій формі, вносити зміни до такого договору не обов’язково, оскільки це включає і електронну первинку.

Чи може контрагент відмовити у прийнятті саме електронних первинних документів і вимагати паперові?

Законодавство України не передбачає випадків обов’язковості (в силу закону) ведення електронного документообігу між суб’єктами приватного права. При цьому діє принцип свободи договору (визначений у статтях 3, 6, 627 ЦКУ), який передбачає, що сторони є вільними в укладенні договору, виборі контрагента та визначенні умов договору.

Тому якщо договором не закріплена обов’язковість електронного документообігу між сторонами, контрагент вправі не прийняти направлений йому електронний документ та наполягати на оформленні саме паперового первинного документу.

Керуючись тим же принципом свободи договору, контрагента не можна й змусити користуватися певним сервісом для обміну електронними документами (Вчасно, М.Е.Dос тощо), адже ці відносини характеризуються рівністю прав.

Отже, сторони мають досягти згоди про обов’язковість електронного документообігу, а також за необхідності – про деталі його здійснення (конкретні строки вчинення певних дій, конкретна платформа для обміну електронними документами, порядок внесення змін/виправлень до електронних документів тощо). А зробити це вони можуть шляхом підписання одного документу (господарського договору, додаткової угоди до такого договору) або кількох документів (у т.ч. електронних); шляхом обміну паперовими листами, телеграмами або надсилання відповідних повідомлень через інформаційно-телекомунікаційну систему тощо.

Головне – щоб ця домовленість була конкретною та її умови сторони розуміли однаково.

Додамо: електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього е-документа, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом (ст. 11 Закону № 851).

Тобто, якщо не домовитеся з контрагентом, він цілком на підставі цієї норми ст. 11 Закону № 851 може стверджувати, що не одержував первинний документ від вашого підприємства.

Як внести зміни у договір для урегулювання питання обміну електронними первинними документами з контрагентом?

Порядок зміни господарських договорів регулює ст. 188 Господарського кодексу України. Нею передбачено такий алгоритм дій:

• Надсилання зацікавленою стороною іншій стороні пропозиції про зміну договору. До листа-пропозиції варто додати два екземпляри додаткової угоди про внесення конкретних змін до договору, які зі сторони ініціатора підписати і скріпити печаткою (за наявності). Повідомлення та додані документи найоптимальніше направити цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Якщо на час війни такої можливості немає, повідомлення та додаткові угоди варто направити засобами електронного зв’язку із підписанням їх кваліфікованим електронним підписом.
• Розгляд іншою стороною пропозиції про зміну договору протягом 20-ти днів з моменту отримання та направлення у цей же строк повідомлення про результати її розгляду. У випадку, якщо сторона погоджується із запропонованими змінами, вона підписує два екземпляри додаткової угоди та направляє один екземпляр ініціатору змін (направлення та підпис – так само, які і в попередньому пункті).

Коли ж отримувач пропозиції не проти внести зміни до договору, але не згоден із пропонованими умовами (наприклад, погоджується на ЕДО, але, наприклад, хоче працювати через іншу платформу), то він може направити нову редакцію додаткової угоди із бажаними змінами або підписати отриману додаткову угоду, додавши до неї протокол розбіжностей та вказавши про направлення такого протоколу на додатковій угоді.

Ну і якщо отримувач пропозиції про зміну умов договору не бажає впроваджувати ЕДО взагалі, він повідомляє про це ініціатора у відповідному листі.

• Розгляд ініціатором змін направлених іншою стороною документів (нової редакції додаткової угоди, протоколу розбіжностей…). Умови розгляду – аналогічні попередньому пункту.

Договір вважається зміненим з дати досягнення сторонами згоди про зміну його умов.

У разі, якщо сторони не досягли згоди щодо зміни договору оренди землі або у разі неодержання зацікавленою стороною відповіді у встановлений строк з урахуванням часу поштового обігу, остання має право передати спір на вирішення суду.

Однак якщо обов’язковість внесення таких змін не передбачена самим договором, шанси отримати ініціатором змін позитивного рішення мізерні. Адже тут знову вступає в дію принцип свободи договору.

Якщо договір все ж змінено судовим рішенням, договір вважається зміненим з дня набрання чинності таким рішенням, якщо іншого строку набрання чинності не встановлено цим рішенням суду.

Чи можна передбачити отримання первинних документів у електронному і паралельно паперовому вигляді?

Це не заборонено чинним законодавством України, а значить – можливо. Більше того, згідно зі ч. 3 ст. 7 Закону № 851 якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Але у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), після змін внесених наказом Мін’юсту від 21.04.2022 № 1581/5, є заборони щодо надсилання/ одночасного проходження одного і того ж документа в різних формах – паперовій та електронній (мовимо не про копії, а саме в якості оригіналів).

Насамкінець пропонуємо врегулювати умови щодо ЕДО наступним чином:

 Зразок

 «Додаткова угода № ____ до договору поставки № _____ від ___________

м. Київ                                                                                    «___» ________ 2022 року

 

__________________ «____________», іменоване надалі також «Постачальник», в особі __________________, як__ діє на підставі Статуту, з однієї сторони, та

__________________ «____________», іменоване надалі також «Виконавець», в особі _________________, як__ діє на підставі Статуту, з іншої сторони, надалі разом іменовані «Сторони», а кожна окремо – «Сторона»,

уклали цю додаткову угоду до договору № _____ від ___________ (далі – «Договір») про врегулювання відносин електронного документообігу про наведене нижче.

1. Сторони узгодили наступні визначення термінів, які вживаються по тексту цієї Додаткової угоди:

1.1. «М.Е.Dос» – це система електронного документообігу, яка працює з різними типами документів: звітами, податковими накладними, актами, договорами в електронному вигляді. В системі «М.Е.Dос» електронні документи стають оригіналами документів, завдяки використанню кваліфікованого електронного підпису. Це єдина платформа, що об’єднує сторони як учасників електронного документообігу та забезпечує єдиний стандарт обміну, перевірки, захисту та транспортування юридично значимих документів, підписаних кваліфікованим електронним підписом.

1.2. Електронний документ (надалі – Е-документ) – вживається у значенні, що міститься у ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». Сторони домовилися, що на виконання умов цієї Додаткової угоди буде застосовуватись наступний вид електронних документів: додаткові угоди, додатки до договору, заявки, специфікації, рахунки, рахунки-фактури, акти здачі-прийняття, будь-які інші первинні бухгалтерські документи до Договору.

1.3. Кваліфікований електронний підпис (надалі – КЕП) вживається у значенні, що міститься у абз. 23 ст. 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги».

2. Порядок формування електронних документів

2.1. У частині, що не врегульовані цією додатковою угодою, формування документів здійснюється на підставі Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про електронну комерцію» та прийнятих відповідно до них підзаконних нормативно-правових актів.

2.2. Сторони домовилися про те, що, починаючи з ___ ___________2022, при виконанні умов Договору вони будуть здійснювати документообіг між собою виключно з використанням системи «М.Е.Dос» (https://medoc.ua/).

2.3. Сторони зобов’язуються до настання зазначеної в п. 2.2. цього Договору дати вжити всіх підготовчих та організаційних заходів для переходу на Е-документи, забезпечити виготовлення необхідних КЕП відповідальним співробітникам.

2.4. Кожна Сторона зобов’язана щоденно слідкувати за надходженням Е-документів та своєчасно здійснювати їх приймання, перевірку, підписання з використанням КЕП та повернення іншій Стороні.

2.5. Сторона, яка здійснює надсилання Е-документа, вважається Стороною-відправником, а Сторона, яка здійснює отримання Е-документа, вважається Стороною-одержувачем.

2.6. Підготовка Е-документів здійснюється відповідною Стороною і в строки, встановлені умовами Договору. До моменту передачі іншій Стороні Сторона-відправник зобов’язана належним чином скласти новий та/або перевірити отриманий E-документ та підписати його з використанням КЕП. E-документи, які передаються, у всіх випадках підписуються з використанням КЕП відповідної Сторони. Перевірка факту підписання відповідною Стороною конкретного E-документа здійснюється Стороною-одержувачем.

2.7. E-документ, який підлягає підпису двома Сторонами, вважається підписаним і набирає чинності з моменту підписання з використанням КЕП Стороною-одержувачем E-документа, отриманого від Сторони-відправника з нанесеним нею КЕП.

2.8. E-документ, який підлягає підпису двома Сторонами, вважається також підписаним і набирає чинності у випадку, коли він був підписаний КЕП Стороною-відправником та надісланий Стороні-одержувачу, проте протягом передбаченого Договором строку Сторона-одержувач не підписала такий E-документ та не надіслала Стороні-відправнику мотивованої відмови від підписання E-документу. Мотивована відмова від підписання E-документу може надсилатися через механізм відхилення E-документа з обов’язковим наданням коментарів про обґрунтовані причини відхилення.

2.9. У випадку, якщо Договором не встановлено строку підписання конкретного документу, такий строк становить 3 (три) робочих дні з дати надіслання E-документу.

2.10. Розірвання (скасування/анулювання) Е-документа, вже отриманого та прийнятого Стороною-одержувачем, здійснюється виключно шляхом підписання Сторонами Акту про анулювання Е-документа. Зазначений Акт може складати будь-яка зі Сторін.

2.11. Якщо при звірці Сторонами даних про підписання E-документів будуть виявлені розбіжності, то за замовчуванням будуть застосовуватися наступні умови чинності E-документів:

а) юридичну силу буде мати той E-документ, який був першим підписаний Сторонами з використанням КЕП (у випадку наявності кількох різних E-документів);

б) E-документ, який набув чинності, зберігає чинність до моменту його анулювання Сторонами згідно з п. 2.10 цієї Додаткової угоди;

в) пріоритетну юридичну силу матиме чинний E-документ при наявності однорідних/аналогічних по суті документів, складених у паперовій формі, незалежно від дати їх оформлення;

г) E-документ, підписаний Стороною-відправником з використанням КЕП і направлений Стороні-одержувачу, вважатиметься в усіх випадках підписаним уповноваженим представником Сторони-відправника, в межах наданих повноважень, що не потребуватиме щоразу перевірки документів на представництво;

е) КЕП за правовим статусом має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

2.12. Сторони домовилися, що підписані відповідно до цієї Додаткової угоди Е-документи мають юридичну силу, породжують відповідні права та обов’язки для Сторін та можуть бути подані до контролюючих органів, судових установ та будь-яких інших суб’єктів в якості належних, допустимих та достовірних доказів. Підтвердження відправлення, отримання Е-документів в системі «М.Е.Dос» вважається легітимним підтвердженням фактичного приймання/передачі таких документів уповноваженими особами Сторін і не вимагає додаткового доказування.

3. У випадку неможливості виконання зобов’язань за цією Додатковою угодою Сторони негайно повідомляють про це одна одну.
4. Ця Додаткова угода вважається укладеною і набирає чинності з моменту її підписання Сторонами.
5. Ця Додаткова угода укладена при повному розумінні Сторонами її умов та термінології в двох примірниках, які мають однакову юридичну силу, – по одному для кожної із Сторін.»