Опубліковано: АгроПро № 15/2020
Суб’єкти господарювання, повинні належним чином забезпечувати ведення, зберігання та архівування документів, пов’язаних із здійсненням своєї діяльності. Проте, агропідприємства, особливо невеликі, не хочуть морочитися та детально вдаватися у численні (а подекуди і нудні) подробиці документообігу. Тому наймають особу чи фірму, яка спеціалізується у цій сфері, аби нічого не пропустити та не порушити законодавчі приписи. Інші ж – розбираються самостійно. Для них далі проаналізуємо основні вимоги у цій сфері.
1Нормативне регулювання
Законодавча база з цього питання велика, але основними документами, що регламентують порядок організації діловодства на підприємстві, ут.ч. і в аграрній сфері, є:
- Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі – ПКУ);
- Закон Українивід 22.05.2003 р.№ 851-IV«Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851);
- Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі –Перелік № 578);
- Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі –Положення № 88);
- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000);
- Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004 (далі – Порядок № 1004;
- Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Мін’юсту від 19.06.2013 р. № 1227/5 (далі – Типове положення № 1227).
2Види документів та строки їх зберігання
Увесь масив документів сільгосппідприємства складається із документів:
- загальних –притаманних будь-якому суб’єкту господарювання (установчі, кадрові, первиннібухгалтерські тощо);
- галузевих (плани проведення сільгоспробіт, сівозмін, організації зеленого конвеєра;карти висіву, акти перевірки урожайності, аналізи якості насіння, акти обстежень стану худоби і ветеринарного нагляду, книги обліку руху худоби тощо).
Строки зберігання документів наведені у Переліку № 578.Їх поділяють на документи:
- постійного зберігання;
- визначеного строку зберігання, які поділяються на документи:
- тимчасового зберігання (до 10 років включно);
- тривалого зберігання (понад 10 років).
Строки зберігання документів наведені у Переліку № 578. Вони є мінімальними, їх не можна скорочувати. Водночас сільгосппідприємство може їх продовжити, якщо ця потреба спричинена особливостями його роботи (п. 1.7 Переліку № 578). Терміни зберігання документів на паперових та електронних носіях однакові (п. 1.8 Переліку № 578).
Строк зберігання «До ліквідації підприємства» означає, що документи безстроково зберігаються у сільгосппідприємства, а у разі його ліквідації – підлягають повторній експертизі цінності (детальніше про це – далі). Залежно від результатів такої експертизи:
- документи, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ, які створюютьсявідповідними органами влади та місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі –НАФ).Якщо такі установи на відповідній території не створені, зазначені документи передаються до державних архівних установ, архівних відділів міських рад;
- документи, які не зачіпають права громадян,знищуються.
3 Експертиза документів
Сільгосппідприємству потрібно провести експертизу цінності документів з дотриманням вимог Переліку № 578, Порядку № 1004 і Правил № 1000 для того, аби визначити строки їх зберігання та чи підлягають вони передачі до НАФ.
Нагадаємо, що документ НАФ –це архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню. Отже, зазвичай у сільгосппідприємств такі документи не формуються.
Таку експертизу може провести саме сільгосппідприємство. Для цього керівнику потрібно затвердити Положення про експертну комісію, у якому визначається її склад, порядок формування та призначення голови та секретаря, повноваження, процедурні питання тощо.За основу можна взяти Типове положення № 1227.
Керівник підприємства призначає голову експертної комісії.Як правило,цейого заступник(п. 14 Порядку № 1004). До її складу зазвичай включають керівників служби діловодства та архівного підрозділу (за наявності), працівників структурних підрозділів. З них обирається секретар. Крім того, до складу такої комісії слід включити представника експертно-перевірних комісій державних архівів (експертних комісій архівних відділів районних, держадміністрацій, міських рад), оскільки експертиза цінності документів має здійснюватися під їх методичним керівництвом.
Персональний склад комісії затверджує керівник підприємства.
Згідно з п. 26 Порядку № 1004 засідання експертної комісії проводиться не рідше ніж один раз на рік і вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу членів комісії.
В архіві сільгосппідприємства експертизу цінності документів проводять (п. 10 Правил № 1000):
- під час складання зведених описів справ;
- у разі надходження документів у неупорядкованому стані;
- у разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів;
- перед передаванням справ на постійне зберігання до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;
- з метою виявлення унікальних документів НАФ.
Рішення комісії з проведення експертизи цінності документів приймається більшістю голосів, оформлюється протоколом, який затверджує голова (у разі його відсутності – заступник) і підписує секретар комісії.
4 Організація діловодства: основні вимоги
Створення служби. Для організації зберігання документів сільгосппідприємству необхідно (п. 9 розд. І Правил № 1000):
- або створити службу (відділ) діловодства тазатвердити відповідну Інструкцію (Положення);
- або призначити особу, відповідальну за здійснення таких функцій (архіваріуса), і прописати її права, обов’язки та відповідальність у посадовій інструкції.
Також для ефективної роботи у цій сфері доцільно затвердити (наказом керівника чи вищим органом управління):
- Інструкцію з ведення діловодства;
- Інструкцію з ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію;
- Положення про експертну комісію;
- правила діяльності за напрямками (наприклад, «Правила реєстрації документів…», «Правила укладання та оформлення справ для архівного зберігання» тощо).
На практиці невеликі сільгосппідприємства затверджують лише посадову інструкцію архіваріуса, положення про експертну комісію та номенклатуру справ. Адже фактично для архівування невеликого обсягу документообігу цього достатньо.
Складання номенклатури. Уповноважена особа/служба складає номенклатуру справ. Порядок її складання регулюється гл. 1 розд. IV Правил № 1000. Номенклатура потрібна, аби установити єдиний порядок формування справ (незалежно від носія інформації), забезпечити їх облік, оперативний пошук документів за змістом та видами, визначити строки їх зберігання.
Наприклад, розділами номенклатури можуть бути: канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ маркетингу та збуту продукції тощо.
Підготовка справ. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку. Оформлення справ здійснюється відповідно до вимог, визначених у розд. VI гл. 2 Правил № 1000;
Основними правилами формування справ є:
- збереження тільки оригіналів документів (у разі їх відсутності – засвідчених у встановленому порядку копій);
- формування справ залежно від строків зберігання документів (документи з різними строками зберігання формуються в різні справи);
- поєднання у справі документів з одного питання або за групою споріднених питань, які становлять єдиний тематичний комплекс;
- зберігання у справах тільки виконаних документів.
У справи не можна включати чернетки, особисті документи та документи, які підлягають поверненню.
Формуються справи відповідно до номенклатури у службі діловодства чи інших його структурних підрозділах, де і зберігаються до передачі в архів.
Справи, що містять бухгалтерські звіти та баланси до передачі їх до архіву повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальному приміщенні або зачиненій шафі (п. 6.2 Положення № 88).
Бланки суворої звітності слід зберігати в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження (п. 6.3 Положення № 88). Електронні первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність зберігаються на електронних носіях у формі, яка дозволяє перевірити їх цілісність (п. 6.4 Положення № 88).
Оформлення справ може бути повне або часткове (спрощене), залежно від строків зберігання документів. Так, документи тимчасового зберігання, сформовані у справи:
- зберігаються у теках (папках) із зав’язками, швидкозшивачах;
- не підшиваються і не нумеруються (за винятком первинної бухгалтерської документації та документів з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу);
Ці документи передаються до архіву після закінчення їх у діловодстві (звітного року, певної справи тощо).
А оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає:
- систематизацію документів;
- нумерацію аркушів, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів;
- наявність засвідчувального напису про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи;
- підшивання, оформлення обкладинки (титульного аркуша).
Такі документи передаютьсяіз структурних підрозділів до архіву тільки після двох років після їх закінчення у діловодстві.
Від структурних підрозділів до архіву справи передаються за описами, складеними за вимогами, визначеними у розд. VI гл. 3 Правил № 1000.
На підставі номенклатури справ формуються переліки справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання (складаються акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ).
Справи зберігаються:
- на стелажах, у папках із клапанами або зав’язками, швидкозшивачах;
- документи тривалого зберігання – у в’язках з картонними прокладками, а тимчасового зберігання – без картонажів або в’язок;
- документи постійного зберігання – на окремих стелажах окремо документи з кадрових питань та інші документи тривалого зберігання;
- відповідно до номенклатури на корінцях обкладинок справ вказуються індекси та заголовки за номенклатурою справ;
- окремо по кожному структурному підрозділу в порядку щорічних надходжень.
Не допускається зберігання документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних штабелях, транспортувальній тарі.
Відповідальність за збереження документів протягом установленого законодавством строку несе власник або керівник підприємства.
Вимоги до архіву
Керівництво сільгосппідприємства зобов’язане забезпечити архів необхідним приміщенням та обладнанням, яке відповідатиме таким вимогам (п. 8–10 розділу І Правил № 1000):
- ізольоване від робочих приміщень або навіть окремо побудована будівля;
- запасний вихід;
- віддалено від харчоблоку, складських, виробничих, лабораторних приміщень,де зберігаються вогненебезпечні, хімічні речовини;
- зовнішні двері ізольовані металом;
- на вікнах встановлені відкидні назовні металеві грати та охоронна сигналізація.
В архіві заборонено (п. 6–7 розділу І Правил № 1000):
- прокладати газові, водогінні, каналізаційні та інші магістральні трубопроводи;
- палити, застосовувати електронагрівальні прилади, розміщувати кімнатні квіти, зберігати легкозаймисті речовини, вибухонебезпечні продукти та продукти харчування.
Сторонні особи допускаються до архіву лише з дозволу керівника і в присутності архіваріуса.
Електронні архіви
Створення електронних архівів має низку переваг:
- економія на дорогих офісних площах;
- цифрові документи з часом не руйнуються і не втрачають своїх якостей;
- з одним і тим самим документом може працювати необмежена кількість користувачів за будь-якої структури сільгосппідприємства.
Проте законодавство висуває і низку вимог до таких архівів, які ставлять під велике питання можливість їх запровадження аграріями.
Так, для можливості створення та зберігання архівних електронних документів необхідне відповідне технічне обладнання та програмне забезпечення, яке надає змогу формувати документи в електронні справи відповідно до затвердженої номенклатури справ сільгосппідприємства.
Зважаючи на те, що групування електронних документів у справи здійснюється за тим самим порядком, що й для паперових документів,потрібенфахівець, який знається не лише на документообігу, а й на інформаційних технологіях (діджиталізації).
Електронний архів має забезпечувати надійність зберігання документів, конфіденційність і розмежування прав доступу, відновлення документа у тому форматі, в якому він був створений,відстеження історії його використання, швидкий і зручний пошук. Для цього зазвичай використовують віддалені та захищені ресурси (сервери), які звичайному сільгосппідприємству утримувати може бути економічно невигідно.
Однак, воно може звернутися за такою послугою до посередника, у тому числі архівної установи.
Знищення документів
Для можливості знищення документів обов’язково попередньо має бути проведена експертиза їхньої цінності (п. 2.13 Переліку № 578).
За результатами експертизи документів експертна комісія визначає справи, які підлягають знищенню. Вона має скласти Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національногоархівного фонду (далі – Акт). Акт складається у двох примірниках за формою, наведеною у додатку 15 до Правил № 1000. До нього можна включати тільки ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня року, у якому він складається(п. 2 гл. 3 розд. V Правил № 1000). Для прикладу, справа зі строком зберігання 3 роки, закінчена діловодством у 2017 році, може бути включена до Акта не раніше 1 січня 2021 року.
В подальшому Акт передається на розгляд експертно-перевірочної комісії держархівної установи (п. 4 гл. 3 розд.V Правил № 1000).
У разі внесення до Акта первинної фінансової та бухгалтерської документації сільгосппідприємство додає до нього довідку про проведення перевірки податковими органами. Якщо перевірки не було, знищувати фінансові та бухгалтерські документи не можна.
У довідці також зазначаються відомості про наявність або відсутність:
- фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки;
- спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.
Довідка підписується керівником сільгосппідприємства і скріплюється печаткою (за наявності).
Після затвердження Акту керівником сільгосппідприємства документи знищуються.
Відібрані для знищення справи передаються організаціям із заготовки вторинної сировини за накладними, у яких вказується вага макулатури, переданої для переробки, про складається окремий акт (або довідка).
Документи із грифом обмеження доступу знищують шляхом подрібнення, спалювання або іншим способом, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ та ініціалів членів експертної комісії.
Таблиця
Вид документа | Строк зберігання | Законодавча підстава |
Установчі та управлінські | ||
Статут, установчий договір, положення, список засновників (учасників), Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР) |
До ліквідації підприємства
|
П. 30 Переліку № 578 |
Свідоцтва про державну реєстрацію сільгосппідприємств (за наявності) | П. 31 Переліку № 578 | |
Протоколи, стенограми загальних зборів;
Постанови, рішення, протоколи, стенограми засідань колегіальних виконавчих органів та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них; Постанови, рішення, рекомендації, протоколи, стенограми засідань контрольних органів (наглядової ради, опікунської ради, ревізійної комісії) організації та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них. |
П. п. 10, 11, 12 Переліку № 578 | |
Документи про створення підприємства, реорганізацію, ліквідацію (банкрутство), перейменування. | П. 35 Переліку № 578 | |
Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни керівника сільгосппідприємства | Пп. «а» п. 45 Переліку № 578 | |
Положення про структурні підрозділи сільгосппідприємства; про відділення, філії та представництва; про колегіальні виконавчі та дорадчі органи | 75 років | П. 39 Переліку № 578 |
Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни посадових та матеріально відповідальних осіб | 3 роки після зміни таких осіб | Пп. «б» п. 45
Переліку № 578 |
Довіреності на здійснення окремих видів діяльності, видані філіям, представництвам сільгосппідприємства | 5 років після закінчення строку дії | П. 50 Переліку № 578 |
Листування з організаційних питань діяльності, у тому числі створення, реєстрації, акредитації, ліцензування, сертифікації, атестації, реорганізації, ліквідації сільгосппідприємства | 5 років | П. 68 Переліку № 578 |
Звітні (бухгалтерська, податкова звітність) | ||
Первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансова звітність, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством | не менше
1 095 днів |
п. 44.3 ПКУ |
Первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансова звітність, інші документи, необхідні для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням | не менше 2 555 днів із дня подання податкової звітності або граничного строку подання | п. 44.3 ПКУ |
Первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій, які стали основою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах |
3 роки за умови, що податкові органи завершили їх перевірку[1] |
П. 336 Переліку
№ 578 |
Податкові накладні | П. 338 Переліку № 578 | |
Документи про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, коштів, матеріальних цінностей і т. п. | П. 345 Переліку № 578 | |
Облікові регістри | П. 351 Переліку № 578 | |
Документи про витрачання бензину, пально-мастильних матеріалів, запасних частин | П. 1090 Переліку № 578 | |
Журнали (книги) обліку дорожніх листів | П. 1109 Переліку № 578 | |
Зведені річні та річні фінансові звіти із примітками до них | До ліквідації підприємства | Пп. «а» та пп. «б» п. 311 Переліку № 578 |
Квартальні фінансові звіти із примітками до них | 3 роки[2] | пп. «в» п. 311 Переліку № 578 |
Місячні фінансові звіти із примітками до них | 1 рік[3] | пп. «г» п. 311 Переліку № 578 |
Документи про суми виплачених доходів і утриманих з них податків і зборів (обов’язкових платежів) на користь фізичних осіб юридичними особами та ФОП | 5 років | П. 279 Переліку № 578 |
Відомості на виплату грошей | 3 роки | П. 318Переліку № 578 |
Кадрові | ||
Штатні розписи та переліки змін до них |
75 років | П. 37 Переліку № 578 |
Особові справи |
75 років після звільнення
|
П. 493 Переліку
№ 578 |
Особові картки працівників (у т. ч. тимчасових і працюючих за сумісництвом) | П. 499 Переліку
№ 578 |
|
Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення | 3 роки після звільнення | П. 493 Переліку № 578 |
Контракти про права та обов’язки керівника сільгосппідприємства | До ліквідації підприємства | Пп. «а» п. 41Переліку № 578 |
Контракти про права та обов’язки з членами колегіальних та інших органів | 5 років після закінчення строку дії | Пп. «б» п. 41 Переліку № 578 |
Посадові та робочі інструкції працівників сільгосппідприємства | 5 років | П. 43 Переліку № 578 |
Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження: – закордонні або наукові в межах України | 10 років | Пп. «а» п. 63 Переліку № 578 |
Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження в межах України | 3 роки | Пп. «б» п. 63 Переліку № 578 |
Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо | 3 роки | П. 517 Переліку
№ 578 |
Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження зарплати |
1 рік |
П. 515 Переліку
№ 578 |
Правила внутрішнього трудового розпорядку | П. 397 Переліку
№ 578 |
|
Дозвільні та правовстановлюючі | ||
Документи про ліцензування певних видів діяльності |
До ліквідації підприємства |
П. 47 Переліку № 578 |
Документи з акредитації, атестації, сертифікації, ліцензування сільгосппідприємства | П. 48 Переліку № 578 | |
Документи на право власності на землю, споруду, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном; на право реєстрації та перереєстрації фірмових назв, товарних знаків, знаків обслуговування і т. д. | П. 87 Переліку № 578 | |
Дозволи на початок роботи новостворених підприємств, введення в експлуатацію нових і реконструйованих виробничих, жилих об’єктів та об’єктів іншого призначення, впровадження нових технологій, передачу для виробництва зразків нових пожежонебезпечних машин, механізмів, устаткування та продукції, оренду будь-яких приміщень | П. 1176 Переліку
№ 578 |
|
Довіреності на передачу авторських прав |
75 років
|
П. 51 Переліку № 578 |
Журнали (книги) обліку видачі свідоцтв про внесення вкладів, паїв | П. 103 Переліку № 578 | |
Паспорти транспортних засобів | До списання ТЗ | П. 1079 Переліку № 578 |
Документи (плани, звіти, доповідні записки, довідки) про забезпечення пожежної безпеки в організації | 5 років | П. 1177 Переліку № 578 |
Щодо виконання контролюючих функцій | ||
Документи тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності організації |
5 років |
П. 77 Переліку № 578 |
Документи про виконання рішень (приписів), пропозицій за результатами обстежень, перевірок і ревізій | П. 81 Переліку № 578 | |
Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду | П. 82 Переліку № 578 | |
Журнали обліку перевірок, ревізій та контролю за виконанням їх рекомендацій | П. 86 Переліку № 578 | |
Документи (постанови, рішення, приписи, акти, висновки, запити, довідки, листи) з питань дотримання норм законодавства, вирішення конфліктів, спорів та інших правових питань | П. 88 Переліку № 578 | |
Копії документів, що подаються до судових органів; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов | 3 роки після прийняття рішення | П. 89 Переліку № 578 |
Договори | ||
Колективні договори, зміни та доповнення до них | До ліквідації підприємства | П. 395 Переліку № 578 |
Договори кредитні, поруки, застави, гарантії, переведення боргу | 5 років після закінчення строку дії або погашення кредиту | П. 241 Переліку № 578 |
Договори купівлі-продажу акцій, цінних паперів акціонерами, договори міни цінних паперів, договори на обслуговування | П. 56 Переліку № 578 | |
Договори про перевезення вантажів, оренду транспортних засобів | П. 1069 Переліку № 578 | |
Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо) | 3 роки після закінчення строку дії | П. 330 Переліку № 578 |
Договори про повну матеріальну відповідальність | 3 роки після звільнення матеріально відповідальної особи | П. 332 Переліку № 578 |
Спеціалізовані (у сфері ведення с/г) | ||
Плани проведення сільськогосподарських робіт, організації зеленого конвеєра |
3 роки |
П. 1953 Переліку № 578 |
Плани проведення сівозмін | П. 1954 Переліку № 578 | |
Акти перевірки урожайності, звіти з апробації культур та якості польових робіт | П. 1955 Переліку № 578 | |
Документи про якість насіння | П. 1956 Переліку № 578 | |
Акти обстежень стану худоби і ветеринарного нагляду | П. 1958 Переліку № 578 | |
Книги обліку руху худоби, продуктивності тварин, обліку вирощування молодняку, обліку контрольних надоїв, штучного запліднення | П. 1959 Переліку № 578 | |
Акти вибракування тварин у сільськогосподарських підприємствах | 10 років | П. 1957 Переліку № 578 |
[1]У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення.
[2] Якщо немає річних – до ліквідації сільгосппідприємства
[3] Якщо немає річних та квартальних – до ліквідації сільгосппідприємства